Wypełnienie formularza powinno nastąpić w obecności osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie. W przypadku braku takiej możliwości (z uwagi na nieobecność tej osoby, stan jej zdrowia lub ze względu na zagrożenie jej życia lub zdrowia), wypełnienie formularza następuje niezwłocznie po nawiązaniu bezpośredniego kontaktu z tą osobą lub po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej jego wypełnienie. W przypadku, gdy nawiązanie kontaktu z tą osobą jest niewykonalne, wówczas wypełnienie przedmiotowego formularza następuje bez udziału tej osoby.

Formularz „NIEBIESKA KARTA – A” wypełnia: pracownik socjalny ośrodka pomocy społecznej w miejscu pobytu osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie lub podczas rozmowy w jednostce organizacyjnej pomocy społecznej; przedstawiciel gminnej komisji rozwiazywania problemów alkoholowych    podczas rozmowy w siedzibie  komisji; funkcjonariusz Policji w tracie przeprowadzania interwencji domowej lub podczas rozmowy w siedzibie jednostki Policji; przedstawiciel oświaty podczas rozmowy w placówce oświatowej lub w miejscu pobytu osoby dotkniętej przemocą w rodzinie; pracownik ochrony zdrowia w sytuacji: zgłoszenia się pacjenta, co do którego istnieje podejrzenie, że jest dotknięty przemocą w rodzinie do izby przyjęć, szpitalnego oddziału ratunkowego, oddziału pomocy doraźnej lub innej placówki opieki zdrowotnej udzielającej pomocy medycznej stacjonarnie; interwencji zespołów ratownictwa medycznego u pacjenta, co do którego istnieje podejrzenie, że jest dotknięty przemocą w rodzinie, także w przypadku stwierdzenia zaniedbań w zakresie funkcji rodzicielskich lub opiekuńczych w miejscu realizowania wezwania, specjalistycznego zaopatrzenia lub hospitalizacji pacjenta, co do którego istnieje podejrzenie, że jest dotknięty przemocą w rodzinie.

Kolejny krok to przekazanie formularza „NIEBIESKA KARTA -B”, zawierającego  pouczenie dla osób dotkniętych przemocą w rodzinie. Czynność ta powinna być połączona z rozmową instruktażową na temat treści i możliwości wykorzystania porad zawartych w formularzu. Istotne znaczenie ma tabela, w której winny być wskazane lokalne placówki udzielające pomocy ofiarom przemocy w rodzinie.

POWIADOMIENIE ZESPOŁU INTERDYSCYPLINARNEGO - Oryginał wypełnionego formularza „Niebieska Karta–A” przekazuje się niezwłocznie przewodniczącemu Zespołu Interdyscyplinarnego, nie później jednak niż w terminie 7 dni od wszczęcia procedury. Kopia formularza „Niebieska Karta – A” pozostaje u wszczynającego procedurę.  Przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia otrzymania formularza „Niebieska Karta – A” przekazuje go członkom zespołu interdyscyplinarnego lub grupy roboczej.

CZYNNOŚCI WYKONYWANE PRZEZ ZESPÓŁ/GRUPĘ ROBOCZĄ W RAMACH PROCEDURY „NIEBIESKIE KARTY”:

- na posiedzenie zespołu/ grupy roboczej zaprasza się osobę, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie, przy czym należy podkreślić, iż nie dotyczy to dzieci,

- niestawiennictwo osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie, nie wstrzymuje prac zespołu / grupy roboczej,

- członkowie zespołu / grupy roboczej, w obecności osoby, wobec której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie, dokonują pogłębionej analizy sytuacji rodziny, ustalają indywidualny plan pomocy dla osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie w zakresie działania wszystkich podmiotów,  realizujących procedurę i wypełniają formularz „Niebieska Karta – C”,

- indywidualny plan pomocy obejmuje ogół działań podejmowanych przez osobę, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie, oraz podmioty realizujące procedurę „Niebieskie Karty”, w celu poprawy sytuacji życiowej tej osoby oraz jej rodziny; może on ulec zmianie w zależności od potrzeb i sytuacji osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie, w szczególności w sytuacji stwierdzenia nowego zdarzenia stosowania przemocy w trakcie działań dokonywanych przez zespół / grupę roboczą,

- przewodniczący zespołu interdyscyplinarnego wzywa osobę, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie, na spotkanie zespołu / grupy roboczej,

- członkowie zespołu /grupy roboczej w obecności osoby, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie, wypełniają formularz „Niebieska Karta – D”,  

- zespół /grupa robocza podejmują decyzję, jak będą składane systematyczne wizyty funkcjonariusza Policji, sprawdzające stan bezpieczeństwa osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie,

- wszystkie działania, podejmowane w związku z realizacją procedury „Niebieskie Karty” są dokumentowane.

W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa dokumenty są przekazywane organom właściwym do prowadzenia postępowania przygotowawczego.

Jeżeli osoba, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie nadużywa alkoholu, kieruje się taka osobę do komisji rozwiązywania problemów alkoholowych.

Rozmowę z osobą, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie, przeprowadza się w warunkach gwarantujących swobodę wypowiedzi i poszanowanie godności tej osoby oraz zapewniających bezpieczeństwo.

Dziecko w procedurze „NIEBIESKIE KARTY”  W przypadku podejrzenia stosowania przemocy w rodzinie wobec dziecka, czynności podejmowane i realizowane w ramach procedury  przeprowadza się w obecności rodzica, opiekuna prawnego lub faktycznego, a formularz „Niebieska Karta –B” przekazuje się rodzicowi, opiekunowi prawnemu lub faktycznemu albo osobie, która zgłosiła podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie, z zastrzeżeniem, że nie może nią być osoba, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie. Jeżeli osobami, wobec których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie wobec dziecka, są rodzice, opiekunowie prawni lub faktyczni, działania z udziałem dziecka przeprowadza się w obecności pełnoletniej osoby najbliższej w rozumieniu art. 115 § 11 k.k. (w stosunku do dzieci dotyczy to drugiego rodzica, dziadków i pełnoletniego rodzeństwa). Działania z udziałem dziecka, powinny być prowadzone w miarę możliwości w obecności psychologa. Dziecka nie zaprasza się na posiedzenie zespołu / grupy roboczej.

ZAKOŃCZENIE PROCEDURY Procedurę zakańcza sytuacja: ustania przemocy w rodzinie i uzasadnionego przypuszczenia o zaprzestaniu dalszego stosowania przemocy w rodzinie oraz po zrealizowaniu indywidualnego planu pomocy albo rozstrzygnięcia o braku zasadności podejmowania działań. Zakończenie procedury wymaga udokumentowania w formie protokołu podpisanego przez przewodniczącego zespołu interdyscyplinarnego.  O zakończeniu procedury powiadamia się podmioty w niej uczestniczące, w tym osobę doznającą przemocy w rodzinie. Informacja o zakończeniu procedury skierowana do osoby doznającej  przemocy powinna wskazywać na przesłanki zamknięcia procedury oraz zawierać wiadomość, że w przypadku ponownego wystąpienia przemocy w rodzinie procedura może zostać rozpoczęta na nowo.